Распоряжение Администрации Тверской области от 16.03.2011 № 244-ра
О мерах по внедрению единой межведомственной системы электронного документооборота в деятельность исполнительных органов государственной власти Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 16.03.2011 г. Тверь N 244-раО мерах по внедрению единой межведомственнойсистемы электронного документооборотав деятельность исполнительных органовгосударственной власти Тверской области В целях упорядочения процесса перехода на использование единоймежведомственной системы электронного документооборота в деятельностиисполнительных органов государственной власти Тверской области: 1. Ввести в эксплуатацию в качестве единой межведомственнойсистемы электронного документооборота в исполнительных органахгосударственной власти Тверской области государственную информационнуюсистему "Единая автоматизированная система документационногообеспечения управления Администрации Тверской области". 2. Утвердить Положение о единой межведомственной системеэлектронного документооборота (далее - ЕМСЭД) (прилагается). 3. Определить Администрацию Тверской области оператором ЕМСЭД. 4. От имени Администрации Тверской области поручить осуществлениефункций: а) по организационному и методическому обеспечению деятельностиЕМСЭД - организационно-контрольному управлению аппарата ГубернатораТверской области; б) по обеспечению технической эксплуатации ЕМСЭД, регистрациипользователей в ЕМСЭД, подготовке заключений о готовностипотенциального участника ЕМСЭД к работе в ЕМСЭД - управлениюинформатизации аппарата Губернатора Тверской области; в) по определению удостоверяющего центра для наделения егофункцией оператора реестра уполномоченных лиц, заверяющих документыэлектронной цифровой подписью в ЕМСЭД, а также по заключениюсоглашений об участии в ЕМСЭД, а также по хранению заключенныхсоглашений об участии в ЕМСЭД - управлению делами аппарата ГубернатораТверской области; г) по обеспечению защиты информации, содержащейся в ЕМСЭД, -управлению мобилизационной подготовки аппарата Губернатора Тверскойобласти. 5. Организационно-контрольному управлению аппарата ГубернатораТверской области, управлению информатизации аппарата ГубернатораТверской области, управлению делами аппарата Губернатора Тверскойобласти, управлению мобилизационной подготовки аппарата ГубернатораТверской области внести соответствующие изменения в нормативныеправовые акты Тверской области, утверждающие положения о данныхструктурных подразделениях аппарата Губернатора Тверской области, вчасти закрепления вышеуказанных функций. 6. Управлению делами аппарата Губернатора Тверской областипредусматривать бюджетные ассигнования на финансирование мероприятийпо обеспечению сопровождения и развития ЕМСЭД, защиты информации,содержащейся в ЕМСЭД, а также на финансирование иных мероприятий,необходимых при эксплуатации ЕМСЭД. 7. Организационно-контрольному управлению аппарата ГубернатораТверской области в срок до 30.04.2011: а) разработать проект правового акта Администрации Тверскойобласти об утверждении инструкции по делопроизводству в АдминистрацииТверской области и внести указанный проект для утверждения вустановленном порядке; б) совместно с управлением информатизации аппарата ГубернатораТверской области разработать проект нормативного правового актаАдминистрации Тверской области об организации использованияэлектронных цифровых подписей в ЕМСЭД и внести указанный проект дляутверждения в установленном порядке. 8. Исполнительным органам государственной власти Тверскойобласти: а) при осуществлении межведомственного и внутреннегодокументационного взаимодействия, ведении делопроизводства иорганизации документооборота использовать ЕМСЭД; б) принять меры по обеспечению доступа сотрудников к ЕМСЭД; в) при планировании и разработке информационных систем и ресурсовв обязательном порядке предусматривать максимально возможноеиспользование ЕМСЭД или ее системной платформы; г) предусматривать бюджетные ассигнования на финансированиемероприятий по обеспечению сотрудников рабочими местами ЕМСЭД,программно-аппаратными средствами криптографической защиты информации(электронной цифровой подписью), необходимой оргтехникой, а также нафинансирование иных мероприятий, необходимых при использовании ЕМСЭД. 9. Рекомендовать территориальным органам федеральных органовисполнительной власти в Тверской области, органам местногосамоуправления муниципальных образований Тверской области,подведомственным исполнительным органам государственной властиТверской области государственным учреждениям Тверской области,государственным унитарным предприятиям Тверской области, а также инымюридическим лицам: а) при отсутствии системы электронного документооборота принятьмеры по внедрению ЕМСЭД или, в случае наличия, по расширению областиприменения систем аналогичного назначения с обеспечением ихвзаимодействия с ЕМСЭД; б) в случае внедрения ЕМСЭД предусматривать финансированиемероприятий по обеспечению сотрудников рабочими местами ЕМСЭД,программно-аппаратными средствами криптографической защиты информации(электронной цифровой подписью), необходимой оргтехникой, а такжефинансирование иных мероприятий, необходимых при использовании ЕМСЭД. 10. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю засобой. 11. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор области Д.В.Зеленин Приложение к распоряжению Администрации Тверской области от 16.03.2011 N 244-ра Положение о единой межведомственной системе электронного документооборота Раздел I Общие положения 1. Настоящее Положение разработано в соответствии с федеральнымизаконами от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и озащите информации" и определяет общие принципы функционирования иправила эксплуатации единой межведомственной системы электронногодокументооборота. 2. В настоящем Положении используются следующие основные понятия: а) электронный документооборот - движение электронных документовс момента их создания или получения до завершения исполнения иотправки адресату или на хранение; б) бумажная копия электронного документа - документ, полученныйпосредством распечатки электронного документа из единоймежведомственной системы электронного документооборота и заверенныйлицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов; в) единая межведомственная система электронного документооборота(далее - ЕМСЭД) - государственная информационная система обменаэлектронными документами между Администрацией Тверской области, инымиисполнительными органами государственной власти Тверской области,подведомственными им государственными учреждениями Тверской области,государственными унитарными предприятиями Тверской области, а такжетерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти вТверской области, органами местного самоуправления муниципальныхобразований Тверской области, иными юридическими лицами, заключившимис оператором ЕМСЭД соглашение об участии в ЕМСЭД по форме, указанной вприложении 1 к настоящему Положению (далее - соглашение); г) участник ЕМСЭД - Администрация Тверской области, иныеисполнительные органы государственной власти Тверской области,подведомственные им государственные учреждения Тверской области,государственные унитарные предприятия Тверской области, а такжетерриториальные органы федеральных органов исполнительной власти вТверской области, органы местного самоуправления муниципальныхобразований Тверской области, иные юридические лица, заключившие соператором ЕМСЭД соглашение и осуществляющие действия по созданию,обмену, хранению электронных сообщений и электронных документов; д) администратор ЕМСЭД - сотрудник оператора ЕМСЭД,уполномоченный на осуществление действий по регистрации, внесениюизменений и удалению пользователей ЕМСЭД; е) пользователь ЕМСЭД - сотрудник участника ЕМСЭД, уполномоченныйна осуществление работы в ЕМСЭД; ж) ответственный пользователь ЕМСЭД - сотрудник участника ЕМСЭД,уполномоченный на осуществление приема, регистрации и отправкидокументов в ЕМСЭД, на ведение списка пользователей ЕМСЭД,ответственный за функционирование ЕМСЭД в пределах участника ЕМСЭД. 3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся вЕМСЭД в соответствии с инструкцией по делопроизводству в АдминистрацииТверской области, утвержденной правовым актом Администрации Тверскойобласти. 4. Для обеспечения защиты электронных документов ЕМСЭД отподделки и проверки отсутствия искажения информации в электронныхдокументах может использоваться электронная цифровая подпись (далеетакже - ЭЦП). Организация использования ЭЦП должна соответствоватьтребованиям федерального законодательства. Порядок использования ЭЦПрегламентируется нормативным правовым актом Администрации Тверскойобласти. 5. Любой электронный документ, переданный в соответствии снастоящим Положением и заверенный действующей на момент передачи ЭЦПотправителя, является эквивалентом идентичного по содержанию документана бумажном носителе, подписанного уполномоченным лицом отправителя,имеет равную с ним юридическую силу и порождает для участников ЕМСЭДаналогичные права и обязанности. 6. Иные понятия, используемые в настоящем Положении, применяютсяв том же значении, что и в федеральном законодательстве. Раздел II Подключение к ЕМСЭД Администрации Тверской области, иных исполнительных органов государственной власти Тверской области и условия ее использования 7. Администрация Тверской области, иные исполнительные органыгосударственной власти Тверской области (далее в настоящем разделе -Участник) подключаются к ЕМСЭД оператором ЕМСЭД в обязательномпорядке. 8. Участник обязан: а) осуществлять обмен электронными документами с другимиучастниками ЕМСЭД, а также использовать возможности ЕМСЭД дляорганизации электронного документооборота; б) назначить ответственного пользователя ЕМСЭД, полномочиякоторого определены Положением о ЕМСЭД, а также пользователей ЕМСЭД,своевременно информировать оператора об изменениях полномочийответственного пользователя и пользователей ЕМСЭД в письменном виде; в) принимать к исполнению поступившие посредством ЕМСЭДэлектронные документы, подписанные ЭЦП уполномоченных лиц другихучастников ЕМСЭД; г) формировать электронные документы и использовать ЭЦП всоответствии с требованиями федерального законодательства; д) представлять по требованию другого участника ЕМСЭД документ набумажном носителе, подписанный уполномоченным лицом Участника, еслиэтот документ подлежит обязательному дальнейшему хранению на бумажномносителе в соответствии с законодательством. 9. В случае наличия у Участника претензий к другому УчастникуЕМСЭД, связанных с получением электронных документов в ЕМСЭД и ихисполнением, требовать от оператора проведения технической экспертизы. Раздел III Подключение к ЕМСЭД иных участников 10. Подключение к ЕМСЭД территориальных органов федеральныхорганов исполнительной власти в Тверской области, органов местногосамоуправления муниципальных образований Тверской области,подведомственных исполнительным органам государственной властиТверской области государственных учреждений Тверской области игосударственных унитарных предприятий Тверской области, иныхюридических лиц осуществляется оператором ЕМСЭД на безвозмезднойоснове на основании соглашений, при этом условия использования ЕМСЭДопределяются соглашением. 11. Потенциальный участник ЕМСЭД направляет оператору ЕМСЭДписьменное заявление о подключении его к ЕМСЭД с приложением проектасоглашения, подписанного уполномоченным лицом потенциального участникаЕМСЭД, в двух экземплярах. 12. Оператор ЕМСЭД, получив письменное заявление отпотенциального участника ЕМСЭД на его подключение к ЕМСЭД, в течениепяти рабочих дней проверяет готовность потенциального участника ЕМСЭДк работе в ЕМСЭД, после чего оформляет заключение о готовностипотенциального участника ЕМСЭД к работе в ЕМСЭД. 13. При наличии положительного заключения о готовностипотенциального участника ЕМСЭД к работе в ЕМСЭД, оператором ЕМСЭДподписывается соглашение в установленном порядке. 14. После подписания соглашения один его экземпляр направляетсяучастнику ЕМСЭД, второй хранится у оператора ЕМСЭД. 15. Права и обязанности участника ЕМСЭД определяются соглашением. Раздел IV Порядок допуска пользователя ЕМСЭД к работе в ЕМСЭД 16. Пользователь ЕМСЭД допускается к работе в ЕМСЭД послепрохождения процедуры регистрации. 17. Регистрация пользователя ЕМСЭД осуществляется на основаниизаявления о регистрации в ЕМСЭД. Заявление о регистрации в ЕМСЭДоформляется по форме, указанной в приложении 2 к настоящему Положению,и направляется оператору ЕМСЭД в бумажном или электронном виде. 18. После получения заявления о регистрации в ЕМСЭД операторЕМСЭД регистрирует его и в течение двух рабочих дней принимает решениео регистрации пользователя ЕМСЭД. 19. В случае принятия решения о регистрации пользователя ЕМСЭД онрегистрируется в ЕМСЭД администратором ЕМСЭД. 20. Администратор ЕМСЭД регистрирует пользователя ЕМСЭД спредоставлением ему идентификатора пользователя и пароля доступа кЕМСЭД, получение которых осуществляется при личном прибытиипользователя ЕМСЭД или ответственного пользователя ЕМСЭД кадминистратору ЕМСЭД. 21. В случае отказа в регистрации пользователя ЕМСЭД операторЕМСЭД уведомляет участника ЕМСЭД об этом письменно с обязательнымуказанием причин отказа. 22. В случае увольнения сотрудника, являющегося пользователемЕМСЭД, изменения наименования его должности, структурных измененийучастника ЕМСЭД, ответственный пользователь ЕМСЭД в течение двухрабочих дней после наступления указанных изменений направляетоператору ЕМСЭД соответствующую информацию для внесения изменений вЕМСЭД, а также обеспечивает процедуру отзыва (перерегистрации)сертификата ключа электронной цифровой подписи пользователя ЕМСЭД (дляпользователя ЕМСЭД, имеющего сертификат ключа электронной цифровойподписи). Раздел V Техническая поддержка и эксплуатационное сопровождение ЕМСЭД 23. В целях осуществления бесперебойной работы ЕМСЭД операторЕМСЭД обеспечивает техническую поддержку и эксплуатационноесопровождение ЕМСЭД. 24. Порядок эксплуатационного сопровождения ЕМСЭД, в том числепорядок резервного копирования, настройки расписания резервногокопирования, восстановления информации из резервных копийустанавливается регламентами штатного и аварийного сопровожденияЕМСЭД, утверждаемыми правовыми актами Администрации Тверской области всоответствии с эксплуатационной документацией на "Единуюавтоматизированную систему документационного обеспечения управленияАдминистрации Тверской области", внедряемую в качестве ЕМСЭД. Раздел VI Обеспечение защиты информации и технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД 25. Защита информации при осуществлении электронногодокументооборота обеспечивается оператором ЕМСЭД в соответствии стребованиями федерального законодательства и законодательства Тверскойобласти. В процессе обеспечения защиты информации ЕМСЭД осуществляется: а) защита целостности и сохранность баз данных ЕМСЭД; б) защита конфиденциальной информации некриптографическимиметодами, направленными на предотвращение утечки защищаемой информациипо техническим каналам, от несанкционированного доступа к ней испециальных воздействий на информацию в целях ее уничтожения,искажения и блокирования. 26. Поддержание технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД вработоспособном состоянии осуществляется оператором ЕМСЭД посредствомвыполнения комплекса работ, включающих: а) обеспечение работоспособности программно-технических средств; б) обеспечение резервного копирования информации всех подсистемЕМСЭД в автоматическом режиме в соответствии с настраиваемымрасписанием и передачу резервных копий в специализированное файловоехранилище; в) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев иошибок программно-технических средств; г) ремонт или замену вышедших из строя программно-техническихсредств. Раздел VII Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД 27. Разграничение доступа к электронным документам в ЕМСЭДосуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей,закрепленных за пользователями ЕМСЭД. 28. Ответственность за сохранение паролей в тайне несутпользователи ЕМСЭД. Для обеспечения защиты информации, содержащейся вЕМСЭД, оператор ЕМСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательнуюсмену паролей пользователей ЕМСЭД. 29. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователейЕМСЭД осуществляется оператором ЕМСЭД на основании представленныхобращений участников ЕМСЭД с указанием номеров и дат соответствующихприказов по органу (юридическому лицу). 30. По умолчанию пользователи ЕМСЭД получают доступ к электроннымдокументам, в которых пользователь ЕМСЭД является отправителем илиполучателем. 31. Доступ ко всем документам участника ЕМСЭД с правами навнесение изменений или уничтожение электронного документапредоставляется оператором ЕМСЭД пользователю ЕМСЭД исключительно наосновании приказа участника ЕМСЭД о наделении пользователя ЕМСЭДсоответствующими правами. Приложение 1 к Положению о единой межведомственной системе электронного документооборота Соглашение об участии в единой межведомственной системе электронного документооборота г. Тверь "__" ________ 20__ г. Управление делами аппарата Губернатора Тверской области,действующее от имени Администрации Тверской области, именуемое вдальнейшем "Оператор", в лице _______________________________________, (Ф.И.О., должность)действующего на основании _________________________________________, и______________________________________________________________________ (наименование органа, юридического лица)_____________________________________________________________________,именуемое в дальнейшем "Участник", в лице_____________________________________________________________________, (Ф.И.О., должность)действующего на основании __________________________________________, (наименование документа)совместно именуемые в дальнейшем "Стороны", заключили настоящее Соглашение о нижеследующем. 1. Предмет Соглашения 1.1. Оператор предоставляет возможность, а Участникприсоединяется к единой межведомственной системе электронногодокументооборота (далее - ЕМСЭД) с целью обмена электроннымидокументами с другими участниками ЕМСЭД. 1.2. Стороны признают, что любой электронный документ, переданныйв рамках настоящего Соглашения и заверенный действующей на моментпередачи электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) отправителя,является эквивалентом идентичного по содержанию документа на бумажномносителе, подписанного уполномоченным лицом отправителя, имеет равнуюс ним юридическую силу и порождает для Сторон аналогичные права иобязанности. 1.3. Стороны признают, что используемые средства подготовки,передачи, проверки и защиты электронных документов достаточны дляобеспечения надежного, эффективного и безопасного документооборота. 2. Права и обязанности Оператора 2.1. Оператор имеет право: 2.1.1. приостановить работу Участника в ЕМСЭД при наличии фактовили признаков нарушения информационной безопасности ЕМСЭД суведомлением об этом Участника; 2.1.2. производить замену программного обеспечения поддержкиЕМСЭД. 2.2. Оператор обязан: 2.2.1. обеспечить надежное бесперебойное функционирование ЕМСЭД; 2.2.2. обеспечить сохранность и достоверность электронныхдокументов, а также электронных протоколов сеансов обмена информациейв ЕМСЭД в течение срока, установленного действующим законодательством; 2.2.3. с целью исключения возможности использования ЕМСЭД лицами,не имеющими доступа к ней, а также с целью разграничения прав доступак электронным документам различных категорий сотрудников УчастникаЕМСЭД (далее - пользователи ЕМСЭД) организовать режим функционированияЕМСЭД в соответствии с регламентом доступа к ЕМСЭД, приведенным вразделе 4 настоящего Соглашения; 2.2.4. назначить администратора ЕМСЭД с наделением его правамирегистрации пользователей ЕМСЭД; 2.2.5. безвозмездно консультировать пользователей ЕМСЭД повопросам использования ЕМСЭД; 2.2.6. обеспечить конфиденциальность информации, передаваемой прииспользовании ЕМСЭД; 2.2.7. уведомлять Участника ЕМСЭД: при плановой заменепрограммного обеспечения не менее чем за 15 календарных дней, привнеплановой - не менее чем за один рабочий день. 3. Права и обязанности Участника 3.1. Участник имеет право: 3.1.1. осуществлять обмен электронными документами с другимиучастниками ЕМСЭД, а также использовать возможности ЕМСЭД дляорганизации электронного документооборота; 3.1.2. в случае наличия у Участника претензий к другому УчастникуЕМСЭД, связанных с получением электронных документов в ЕМСЭД и ихисполнением, требовать от Оператора проведения технической экспертизы. 3.2. Участник обязан: 3.2.1. назначить ответственного пользователя ЕМСЭД, полномочиякоторого определены Положением о ЕМСЭД, а также пользователей ЕМСЭД,выдать доверенности лицам, уполномоченным Участником для обменаэлектронными документами, следить за изменениями полномочий,предоставленных доверенностью, и своевременно информировать Оператораоб этих изменениях в письменном виде; 3.2.2. принимать к исполнению поступившие посредством ЕМСЭДэлектронные документы, подписанные ЭЦП уполномоченных лиц другихучастников ЕМСЭД; 3.2.3. формировать электронные документы и использовать ЭЦП всоответствии с требованиями действующего законодательства РоссийскойФедерации; 3.2.4. Представлять по требованию другого участника ЕМСЭДдокумент на бумажном носителе, если этот документ подлежитобязательному дальнейшему хранению на бумажном носителе в соответствиис действующим законодательством. 4. Регламент доступа к ЕМСЭД 4.1. Разграничение доступа к ЕМСЭД осуществляется на основеуникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователямиЕМСЭД. 4.2. Ответственность за сохранение паролей в тайне несутпользователи ЕМСЭД. Для обеспечения информационной безопасности ЕМСЭДОператор не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролейпользователей ЕМСЭД. 4.3. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователейЕМСЭД осуществляется Оператором на основании представленныхофициальных обращений Участника со ссылкой на соответствующие приказыпо личному составу. 4.4. По умолчанию пользователи ЕМСЭД получают доступ кэлектронным документам, отправителями и получателями которых ониявляются. 4.5. Доступ ко всем документам Участника с правами на изменение иуничтожение электронного документа предоставляется Операторомпользователям ЕМСЭД исключительно на основании приказа Участника онаделении пользователей ЕМСЭД соответствующими правами. 5. Ответственность Сторон 5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств понастоящему Соглашению Стороны несут ответственность в соответствии сдействующим законодательством. 5.2. Каждая Сторона несет ответственность за все электронныедокументы, оформленные и переданные в соответствии с условияминастоящего Соглашения от имени этой Стороны, в том числе в случае,когда электронный документ был подготовлен и (или) передан лицом, неуполномоченным на это данной Стороной. 6. Срок действия Соглашения 6.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента егоподписания Сторонами и действует до момента прекращения участияУчастника в ЕМСЭД. 7. Условия расторжения Соглашения 7.1. Настоящее Соглашение может быть расторгнуто по предложениюлюбой из Сторон с обязательным письменным предупреждением другойСтороны не менее чем за 20 (двадцать) рабочих дней до дня егопредполагаемого расторжения. 7.2. При расторжении настоящего Соглашения с УчастникомОператором проводятся необходимые технические мероприятия,обеспечивающие исключение возможностей выполнения Участником любыхдействий в ЕМСЭД. 7.3. Участник вправе обратиться к Оператору с требованиемполучений архива электронных документов, созданных и полученныхУчастником за время работы в ЕМСЭД. 8. Заключительные положения 8.1. Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению, а такжеего расторжение считаются действительными при условии, что онисовершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на топредставителями обеих Сторон. 8.2. Все приложения к Соглашению, а также дополнительныесоглашения, подписываемые Сторонами при исполнении настоящегоСоглашения, являются его неотъемлемой частью. 8.3. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющиходинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой изСторон. 9. Подписи Сторон Соглашения Оператор: Участник: Приложение 2 к Положению о единой межведомственной системе электронного документооборота Начальнику управления информатизации аппарата Губернатора Тверской области ____________________ Ф.И.О. Заявление о регистрации в единой межведомственной системе электронного документооборота ______________________________________________________________________ (наименование органа, юридического лица) просит зарегистрировать в единой межведомственной системеэлектронного документооборота в качестве пользователей ЕМСЭД спредоставлением права доступа к ЕМСЭД следующих сотрудников:|———|———————————————————————|———————————|————————————————————————————————||N |Фамилия, имя, отчество |Должность |Основание для предоставления ||п/п| | |доступа к работе в ЕМСЭД ||———|———————————————————————|———————————|————————————————————————————————||———|———————————————————————|———————————|————————————————————————————————| Ответственный пользователь ЕМСЭД ___________/___________________/ (подпись) (расшифровка подписи) Руководитель органа, юридического лица ____________/________________________/ (подпись) (расшифровка подписи) М.П.