Приложение к Распоряжению от 07.07.2010 г № 351-Р Положение
Положение о работе с персональными данными физических лиц в администрации вышневолоцкого района
Общие положения
Цель данного Положения - обеспечение требований защиты прав граждан при обработке персональных данных в администрации Вышневолоцкого района (далее - Администрация).
Персональные данные могут обрабатываться только для целей, непосредственно связанных с деятельностью Администрации, в частности:
- сбор информации по делам несовершеннолетних детей;
- осуществление полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;
- учет арендаторов имущества;
- учет граждан, обратившихся за предоставлением справки из архивного отдела;
- учет граждан, представленных к награждению, реабилитированных, обратившихся с жалобами и обращениями;
- учет граждан, обратившихся по вопросам совершения операций с земельными участками и объектами капитального строительства;
- учет граждан, обратившихся с заявлениями о предоставлении услуг, участвующих в конкурсах, котировках по закупкам товаров, оказания услуг;
- учет граждан, участников туристических мероприятий и заключающих договора на обеспечение туристических мероприятий;
- в иных случаях при обращении в Администрацию по вопросам, связанным с предоставлением персональных данных.
Администрация собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названных целей.
Сбор, хранение, использование и распространение, в том числе передача третьим лицам, персональных данных без письменного согласия физических лиц не допускаются.
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.
Сотрудники Администрации, в обязанность которых входит обработка персональных данных физических лиц, обязаны, при наличии заявления, обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности недопустимо.
Сотрудники Администрации в соответствии со своими полномочиями, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Руководители отделов Администрации обязаны проинформировать своих подчиненных, в обязанности которых входит обработка персональных данных, о категории персональных данных и ответственности за нарушение режима конфиденциальности.
Понятие и состав персональных данных физического лица
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
К персональным данным физических лиц, которые обрабатывает Администрация, относятся:
- анкетные и биографические данные;
- образование;
- сведения о стаже работы по специальности;
- сведения о составе семьи;
- паспортные данные;
- сведения о воинском учете;
- специальность;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- место работы или учебы членов семьи и родственников;
- иная информация, которую граждане добровольно сообщают о себе для описания своих профессиональных навыков и деловых качеств, если ее обработка не запрещена законом.
Принципы обработки персональных данных физического лица
Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:
- законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
- соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Администрации;
- соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
- достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
- недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;
- уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;
- личной ответственности сотрудников Администрации за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
- наличия четкой разрешительной системы доступа сотрудников Администрации к документам и базам данных, содержащим персональные данные.
Обязанности Администрации
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Администрация при обработке персональных данных физических лиц обязана соблюдать следующие общие требования:
- персональные данные физического лица следует получать у него самого. Если персональные данные гражданина возможно получить только у третьей стороны, то он должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники Администрации должны сообщать гражданам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа гражданина дать письменное согласие на их получение;
- Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные физического лица о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом;
- при наличии надлежаще оформленного заявления предоставлять физическому лицу доступ к его персональным данным;
- хранение и защита персональных данных физического лица от неправомерного их использования или утраты, обеспечивается Администрацией за счет собственных средств и в порядке, установленном законодательством;
- в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора, при обращении или по заявлению физического лица либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, Администрация обязана осуществить блокирование персональных данных на период проверки;
- в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных физическим лицом либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;
- в случае достижения цели обработки персональных данных Администрация обязана незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, и уведомить об этом гражданина, а в случае, если обращение или заявление были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также и указанный орган;
- в случае отзыва гражданином согласия на обработку своих персональных данных Администрация обязана прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, если иное не предусмотрено соглашением между Администрацией и физическим лицом. Об уничтожении персональных данных Администрация обязана уведомить физическое лицо.
Права физического лица
- Право на доступ к информации о самом себе;
- право на определение форм и способов обработки персональных данных;
- право на отзыв согласия на обработку персональных данных;
- право ограничивать способы и формы обработки персональных данных, запрет на распространение персональных данных без его согласия;
- право требовать изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
- право обжаловать неправомерные действия или бездействия по обработке персональных данных и требовать соответствующей компенсации в суде;
- право на дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- право определять представителей для защиты своих персональных данных;
- право требовать от Администрации уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.
Сбор, обработка и хранение персональных
данных физического лица
Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Порядок получения персональных данных
Все персональные данные гражданина следует получать у него самого после предоставления им письменного согласия. Письменное согласие включает в себя:
- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес Администрации;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие гражданина;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Администрацией способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
Согласие не требуется, если:
- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является гражданин;
- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов гражданина, если получение его согласия невозможно.
При сборе персональных данных оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его письменному заявлению следующую информацию:
- подтверждение факта обработки персональных данных Администрацией, а также цель такой обработки;
- способы обработки персональных данных, применяемые Администрацией;
- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Если персональные данные о физическом лице возможно получить только у третьей стороны, то ему должна быть предоставлена следующая информация:
- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес Администрации;
- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
- предполагаемые пользователи персональных данных;
- установленные Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" права субъекта персональных данных.
Обработка, передача и хранение персональных
данных физического лица
К обработке, передаче и хранению персональных данных физического лица могут иметь доступ муниципальные служащие Администрации, в чьи должностные обязанности входит работа с физическими лицами.
При передаче персональных данных Администрация должна соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные физических лиц третьей стороне без их письменного согласия, за исключением случаев;
- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является физическое лицо;
- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных целей, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов гражданина, если получение его согласия невозможно;
- предупредить лиц, получающих персональные данные физического лица о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные гражданина, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное Положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных;
- разрешать доступ к персональным данным физических лиц только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При трансграничной передаче персональных данных Администрация обязана:
- убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных.
Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных физических лиц распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
Недопустимо отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу.
По возможности персональные данные обезличиваются.
Хранение персональных данных
Персональные данные физических лиц хранятся в отделах Администрации в соответствии с номенклатурой дел.
Для обеспечения защиты персональных данных необходимо выполнение следующих условий:
- в должностных Инструкциях муниципальных служащих, в чьи обязанности входит обработка персональных данных, должна бать установлена ответственность за нарушения при обработке персональных данных, ставших им известными в связи с исполнением служебных обязанностей;
- при работе с физическим лицом сотрудник Администрации не должен выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На его столе не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного гражданина;
- не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону.
Дела, в которых хранятся персональные данные физических лиц, хранятся в рабочее и нерабочее время в запирающихся шкафах. Сотрудникам Администрации не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы, содержащие персональные данные, на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми.
На рабочем столе сотрудника должен всегда находиться только тот массив документов, с которым в настоящий момент он работает. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий (подшивка в личные дела, для отправки и пр.).
В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в шкафы, сейфы. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются.
Мусор, выносимый из помещений, должен сжигаться.
Доступ к персональным данным физического лица
Внутренний доступ (доступ внутри Администрации).
Право доступа к персональным данным физического лица имеют:
- Глава района;
- первые заместители и заместители Главы администрации Вышневолоцкого района;
- руководители отделов и их заместители;
- сотрудники администрации, в чьи должностные обязанности входит работа с физическими лицами, в ведение которых передан соответствующий массив документов, содержащих персональные данные.
Другие сотрудники Администрации имеют доступ к персональным данным физических лиц только при наличии письменного согласия самого лица, носителя данных.
Внешний доступ.
Персональные данные физического лица могут быть предоставлены третьим лицам только с его письменного согласия.
Доступ физического лица к своим персональным данным предоставляется при обращении либо при получении заявления физического лица.
Гражданин имеет право на получение при обращении с заявлением информации, касающейся обработки его персональных данных.
Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены физическому лицу в доступной форме, в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
Право гражданина на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
Защита персональных данных физического лица
Для защиты персональных данных физического лица необходимо соблюдать ряд мер:
- порядок приема, учета и контроля персональных данных физического лица;
- технические средства охраны, сигнализации;
- требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных физического лица, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Уточнение, блокирование и уничтожение
персональных данных физического лица
Блокирование информации, содержащей персональные данные физического лица, производится в случае:
- если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными;
- если сведения являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор, на основании документов, представленных физическим лицом, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или полученных в ходе самостоятельной проверки, обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
В случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, по согласованию с заместителем Главы администрации района, курирующим организацию работы с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.
Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить физическое лицо, а в случае, если обращение или заявление были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
Администрация обязана уничтожить персональные данные физического лица в случае:
- достижения цели обработки персональных данных;
- отзыва физического лица согласия на обработку своих персональных данных.
Уничтожение персональных данных должно быть осуществлено в течение трех рабочих дней с указанных моментов. Соглашением Администрацией с физическим лицом могут быть установлены иные сроки уничтожения персональных данных при достижении цели их обработки.
Ответственность за разглашение персональных
данных физического лица и совершение других
нарушений при их обработке
Администрация ответственна за информацию, которая находится в распоряжении сотрудников муниципального учреждения и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленных в учреждении принципов уважения и приватности.
Администрация обязуется поддерживать систему приема, регистрации и контроля за рассмотрением жалоб физических лиц, доступную как посредством использования Интернета, так и с помощью телефонной, телеграфной или почтовой связи.
Любое лицо может обратиться в Администрацию с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки персональных данных рассматриваются в десятидневный срок со дня поступления.