Распоряжение Правительства Тверской области от 24.05.2012 № 272-рп
О Порядке ведения личных дел работников исполнительных органов государственной власти Тверской области, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Тверской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
24.05.2012 N 272-рп
г. Тверь
Утратило силу - Распоряжение
Правительства Тверской области
от 28.10.2016 № 387-рп
О Порядке ведения личных дел работников
исполнительных органов государственной власти
Тверской области, замещающих должности,
не являющиеся должностями государственной
гражданской службы Тверской области
В целях регламентации порядка ведения личных дел работников
исполнительных органов государственной власти Тверской области,
замещающих должности, не являющиеся должностями государственной
гражданской службы Тверской области:
1. Утвердить Порядок ведения личных дел работников
исполнительных органов государственной власти Тверской области,
замещающих должности, не являющиеся должностями государственной
гражданской службы Тверской области (далее - Порядок) (прилагается).
2. Признать утратившим силу:
а) распоряжение Администрации Тверской области от 30.11.2005 N
700-ра "О ведении личных дел лиц, замещающих государственные
должности Тверской области, должности служащих и иных лиц, работающих
в Администрации Тверской области, исполнительных органах
государственной власти Тверской области";
б) распоряжение Администрации Тверской области от 26.10.2010 N
700-ра "О внесении изменений в распоряжение Администрации Тверской
области от 30.11.2005 N 700-ра".
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Исполняющий обязанности
Губернатора Тверской области,
первый заместитель Председателя
Правительства Тверской области С.А.Дудукин
Приложение
к распоряжению Правительства
Тверской области
от 24.05.2012 N 272-рп
Порядок
ведения личных дел работников исполнительных органов государственной
власти Тверской области, замещающих должности, не являющиеся
должностями государственной гражданской службы Тверской области
1. Настоящий Порядок ведения личных дел работников
исполнительных органов государственной власти Тверской области,
замещающих должности, не являющиеся должностями государственной
гражданской службы Тверской области (далее - Порядок) определяет
правила оформления и ведения личных дел работников исполнительных
органов государственной власти Тверской области, замещающих
должности, не являющиеся должностями государственной гражданской
службы Тверской области (далее - работники).
2. Личное дело работника - это совокупность документов,
содержащих необходимые работодателю сведения о работнике.
3. Личное дело работника ведется кадровой службой (специалистом
по кадровым вопросам) исполнительного органа государственной власти
Тверской области (далее - кадровая служба) на протяжении всей
трудовой деятельности работника.
4. Личное дело работника содержит персональные данные работника,
относящиеся к сведениям конфиденциального характера.
5. При получении, обработке, хранении и передаче персональных
данных работника кадровая служба обязана соблюдать следующие
требования:
а) обработка персональных данных работника осуществляется в
целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации,
федеральных законов и иных нормативных правовых актов, содействия
работнику в трудоустройстве, обучении, обеспечения личной
безопасности работников, а также в целях обеспечения сохранности
принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им
должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества;
б) персональные данные следует получать лично у работника. В
случае возникновения необходимости получения персональных данных
работника у третьей стороны следует известить об этом работника
заранее, получить его письменное согласие и сообщить работнику о
целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных
данных;
в) запрещается обработка специальных категорий персональных
данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических
взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья,
интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных федеральным
законодательством;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы работника,
запрещается основываться на персональных данных работника, полученных
исключительно в результате их автоматизированной обработки или с
использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных работника от неправомерного их
использования или утраты обеспечивается за счет средств
исполнительного органа государственной власти Тверской области в
соответствии с требованиями законодательства;
е) передача персональных данных работника третьей стороне не
допускается без письменного согласия работника, за исключением
случаев, установленных федеральным законом.
6. К личному делу работника приобщаются:
а) копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) копия трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой
договор заключается впервые или работник поступает на работу на
условиях совместительства, или документа, подтверждающего прохождение
военной или иной службы;
в) копия страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования;
г) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
д) копии документов об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных
знаний или специальной подготовки;
е) а также:
собственноручно заполненная и подписанная работником анкета
установленной формы с приложением фотографии;
экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных
дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и
дополнения, внесенные в трудовой договор;
копия распорядительного документа о принятии на работу;
копии распорядительных документов о переводе работника на другую
работу;
копия распорядительного документа об увольнении работника;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,
составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если
исполнение трудовых обязанностей связано с использованием таких
сведений;
копии решений о поощрении, привлечении к дисциплинарной
ответственности;
две фотографии (4 x 6 см), одна фотография (3 x 4 см).
7. Анкета заполняется по форме согласно приложению 1 к Порядку и
подписывается собственноручно работником при оформлении на работу. На
все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений,
прочерков, исправлений в строгом соответствии с записями в личных
документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются только
словами ("не имею", "не владею").
Анкета заверяется печатью кадровой службы (при отсутствии
таковой - печатью соответствующего исполнительного органа
государственной власти Тверской области).
8. В дополнении к анкете, составленном по форме согласно
приложению 2 к Порядку в хронологической последовательности
указываются сведения об окончании учебных заведений, награждении,
изменении семейного положения, места жительства, паспортных данных и
т.п.
9. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются,
страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов,
составленная по форме согласно приложению 3 к Порядку. Опись
документов, приобщенных к личному делу, составляется в той же
последовательности, в какой они располагаются в личном деле.
10. В обязанности кадровой службы входит:
а) приобщение документов, указанных в пункте 6 настоящего
Порядка, к личному делу работника;
б) обеспечение сохранности личного дела работника;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в
личном деле работника.
11. Работник должен быть ознакомлен с каждым документом до
внесения его в личное дело. Факт ознакомления подтверждается подписью
работника в дополнении к анкете.
12. Работник обязан в 3-дневный срок информировать кадровую
службу об изменениях, происшедших в учетных данных, и представлять
подтверждающие документы.
13. Личное дело может выдаваться для ознакомления лицам,
определенным руководителем соответствующих исполнительных органов
государственной власти Тверской области.
14. С материалами личных дел, хранящихся в управлении
государственной службы и кадров аппарата Правительства Тверской
области, имеют право знакомиться:
а) Губернатор Тверской области, первый заместитель Председателя
Правительства Тверской области, руководитель аппарата Правительства
Тверской области - с материалами личных дел всех сотрудников
исполнительных органов государственной власти Тверской области в
своих служебных кабинетах;
б) заместители Председателя Правительства Тверской области - с
материалами личных дел сотрудников областных и территориальных
исполнительных органов государственной власти Тверской области,
представительств Правительства Тверской области, структурных
подразделений аппарата Правительства Тверской области, деятельность
которых координируют и контролируют в соответствии с распределением
обязанностей, в своих служебных кабинетах;
в) руководители областных, территориальных исполнительных
органов государственной власти Тверской области, представительств
Правительства Тверской области, структурных подразделений аппарата
Правительства Тверской области - с материалами личных дел сотрудников
соответствующих областных, территориальных исполнительных органов
государственной власти Тверской области, представительств
Правительства Тверской области и структурных подразделений аппарата
Правительства Тверской области в служебных кабинетах управления
государственной службы и кадров аппарата Правительства Тверской
области.
15. Лицам, допущенным к работе с личными делами, запрещается:
а) передавать личные дела, письменную или устную информацию,
полученную из них, другим лицам;
б) производить исправление записей в личном деле или вносить в
него новые записи;
в) изымать из личного дела документы, а также помещать в него
новые;
г) снимать копии документов, хранящихся в личном деле;
д) выносить личные дела из здания, в котором располагается
исполнительный орган государственной власти Тверской области.
16. Личное дело выдается сотрудником кадровой службы под личную
подпись лица, непосредственно запрашивающего личное дело. Личное дело
должно быть сдано сотруднику кадровой службы до конца рабочего дня.
При возврате личного дела сохранность документов, хранящихся в
нем, проверяется сотрудником кадровой службы, выдававшим личное дело.
17. Для контроля за своевременным возвратом выданных для
ознакомления личных дел используется контрольная карточка,
составленная по форме согласно приложению 4 к Порядку.
18. Для удобства поиска личного дела на каждого работника
заполняется алфавитная карточка по форме согласно приложению 5 к
Порядку. Алфавитные карточки формируются в картотеку по алфавиту.
19. Для хранения личных дел используются сейфы или шкафы, в
которых личные дела располагаются в порядке нумерации личных дел.
Шкафы и сейфы должны запираться на ключ и опечатываться. Помещения, в
которых находятся сейфы и шкафы с личными делами, должны также
опечатываться (сдаваться под сигнализацию).
20. При переводе работника в иной исполнительный орган
государственной власти Тверской области его личное дело передается на
новое место работы в исполнительный орган государственной власти
Тверской области согласно письменному запросу руководителя
(уполномоченного лица) исполнительного органа государственной власти
Тверской области.
21. После увольнения работника из исполнительных органов
государственной власти Тверской области его личное дело передается на
хранение в архив данного исполнительного органа государственной
власти Тверской области в соответствии с законодательством.
22. Сотрудники кадровых служб, уполномоченные на ведение и
хранение личных дел работников, лица, допущенные к работе с личными
делами за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в
личных делах могут привлекаться в соответствии с законодательством
Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности.
Приложение 1
к Порядку ведения личных дел
работников исполнительных органов
государственной власти Тверской
области, замещающих должности, не
являющиеся должностями
государственной гражданской
службы Тверской области
АНКЕТА |————————————|
| |
1. Фамилия ______________________ | Место для |
Имя _____________________________ | фотографии |
Отчество ________________________ | |
|————————————|
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|2. Если изменяли фамилию, имя или | |
|отчество, то укажите их, а также когда, | |
|где и по какой причине | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|3. Год, число, месяц и место рождения | |
|(село, деревня, город, район, область, | |
|край, республика) | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|4. Гражданство (если изменяли, то | |
|укажите, когда и по какой причине) | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|5. Образование, когда и какие учебные | |
|заведения окончили, номера дипломов. | |
|Специальность по диплому Квалификация | |
|по диплому | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|6. Ученая степень, ученое звание, когда | |
|присвоены, номера дипломов | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|7. Какими иностранными языками и | |
|языками народов Российской Федерации | |
|владеете и в какой степени (читаете и | |
|можете объясняться, владеете свободно) | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|8. Были ли Вы и Ваши близкие | |
|родственники судимы, когда и за что | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
|9. Были ли за границей, где, когда и с | |
|какой целью | |
|————————————————————————————————————————|——————————————————————————————|
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая
учебу в высших и средних профессиональных учебных заведениях, военную
службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность
и т.п.).
При заполнении данного пункта необходимо именовать организации
так, как они назывались в свое время, военную службу записать с
указанием должности и номера воинской части.
|——————————————————————————|——————————————————————|——————————————————————|
| Месяц и год | Должность с указанием| Место нахождения |
| | организации | организации |
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|поступления |увольнения | | |
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
|————————————|—————————————|——————————————————————|——————————————————————|
11. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и
дети), а также муж (жена), в том числе бывшие:
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|Степень |Фамилия, |Год, число, |Место работы, |Адрес места |
|родства |имя, отчество|месяц и место |должность |жительства |
| | |рождения | | |
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
|————————|—————————————|——————————————|—————————————————|——————————————|
12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно
проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год
рождения, степень родства, место жительства, с какого времени они
проживают за границей) _______________________________________________
_________________________________________________________________
13. Имеете ли Вы заграничный паспорт ____________________________
_________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание___________
_________________________________________________________________
15. Домашний адрес:
по паспорту _____________________________________________________
фактический _____________________________________________________
номер телефона (домашний и (или) мобильный) _____________________
16. Паспорт или документ, его заменяющий _______________________
_________________________________________________________________
(серия, номер, кем и когда выдан)
17. Дополнительные сведения (государственные награды, участие в
выборных представительных органах, а также другая информация, которую
оформляемый желает сообщить о себе) ______________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
18. На проведение в отношении меня проверочных мероприятий
органами Федеральной службы безопасности Российской Федерации
согласен(на).
Заполняющий анкету обязан в 3-дневный срок сообщить обо всех
последующих изменениях (образование, место жительства, паспортные
данные и др.) в кадровую службу для внесения изменений в личное дело.
"____" ___________________ г. Подпись ___________________
(дата заполнения)
Фотография и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой
книжке, документам об образовании, воинской службе.
М.П. _______________________________________________
(подпись, фамилия работника кадровой службы)
"____" __________________ г.
Приложение 2
к Порядку ведения личных дел работников
исполнительных органов государственной
власти Тверской области, замещающих
должности, не являющиеся должностями
государственной гражданской службы
Тверской области
ДОПОЛНЕНИЕ
к анкете
Фамилия ____________ Имя __________ Отчество __________
1. Данные о работе после заполнения анкеты
|—————————————|—————————————————|———————————————————|———————————————————|
| Должность с |Место нахождения |Число, месяц, год |Решение |
| указанием | организации | | |
| организации | | | |
| | |———————————|———————|———————————|———————|
| | |назначения |ухода |назначения |ухода |
|—————————————|—————————————————|———————————|———————|———————————|———————|
|—————————————|—————————————————|———————————|———————|———————————|———————|
|—————————————|—————————————————|———————————|———————|———————————|———————|
|—————————————|—————————————————|———————————|———————|———————————|———————|
2. Данные об изменениях в учетных признаках работников
после заполнения анкеты
|————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|2.1. Записи о награждении государственными наградами |
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|Когда |За что награжден |Наименование |Основание записи |
|награжден | |награды | |
|(число, | | | |
|месяц, год) | | | |
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|2.2. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника |
|————————————|——————————————————————————————————|————————————————————————|
|Дата |Характер изменения |Основание записи |
|происшедшего| | |
|изменения | | |
|(число, | | |
|месяц, год) | | |
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
|————————————|——————————————————|———————————————|————————————————————————|
3. Данные о наложении и снятии взысканий
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|Дата |Кем |За что |Вид |Основание |Когда |Основание |
|(число,|наложено |(сущность|взыскания|записи |снято |записи |
|месяц |взыскание |дела) | | |взыс- | |
|и год) | | | | |кание | |
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|———————|——————————|—————————|—————————|———————————|——————|———————————|
|———————|—————————||—————————|—————|———|———————————|——————|———————————|
|С личным делом |С личным делом |С личным делом |С личным делом |
|ознакомлен "__" |ознакомлен "__" |ознакомлен |ознакомлен "__" |
|_______ г. |_______ г. |"__" _______ |_______ г. Подпись|
|Подпись |Подпись |г. Подпись | |
|—————————————————|————————————————|———————————————|——————————————————|
Приложение 3
к Порядку ведения личных дел
работников исполнительных органов
государственной власти Тверской
области, замещающих должности, не
являющиеся должностями
государственной гражданской службы
Тверской области
Опись
документов, приобщенных к личному делу
_______________________________________________________
(фамилия, имя и отчество)
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
| N | Наименование документа | Дата | Коли- |Примечание|
|п/п| | включения | чество | |
| | | документа | листов | |
| | | в личное | | |
| | | дело | | |
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
| 1| 2 | 3 | 4 | 5 |
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|———————————————————————————————————|———————————|————————|——————————|
|———|——————————————————|————————————————|————————|——|————————|——————————|
|Личное дело |Личное дело сформировано |Личное дело |
|сформировано "__" |"__" ______________ г. |сформировано "__" |
|____________ г. |Подпись |____________ г. |
|Подпись | |Подпись |
|——————————————————————|—————————————————————————|——————————————————————|
Приложение 4
к Порядку ведения личных дел
работников исполнительных органов
государственной власти Тверской
области, замещающих должности, не
являющиеся должностями
государственной гражданской службы
Тверской области
Контрольная карточка
Фамилия _______________________ |———————————————|
Имя ___________________________ | Номер личного |
Отчество ______________________ | дела |
|———————————————|
Отметка о выдаче личного дела
|—————————————|———————————————|—————————————|———————————|—————————————|
| Дата | Кому | Расписка в | Дата | Расписка в |
| выдачи | выдано | получении | возврата | получении |
|—————————————|———————————————|—————————————|———————————|—————————————|
|—————————————|———————————————|—————————————|———————————|—————————————|
|—————————————|———————————————|—————————————|———————————|—————————————|
|—————————————|———————————————|—————————————|———————————|—————————————|
Приложение 5
к Порядку ведения личных дел
работников исполнительных органов
государственной власти Тверской
области, замещающих должности, не
являющиеся должностями
государственной гражданской службы
Тверской области
Лицевая сторона
Алфавитная карточка |———————————————|
| Номер личного |
| дела |
Фамилия _______________________________ |———————————————|
Имя ___________________________________
Отчество ______________________________
Карточка составлена "___" ___________ г.
Подпись _________________
Оборотная сторона
Отметка о снятии с учета личного дела
Личное дело передано в ______________________________________
__________________________________________________________________
Дата передачи личного дела
"___" _________________ г.
Подпись _________________